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Para aumentar la productividad lo más sencillo es reducir la complejidad. Ese truco tan sencillo es el secreto mejor guardado de la gente altamente productiva.

Cuanto más complejas son las tareas rutinarias que debemos realizar menos productivas resultan.

Cuando pienso en esto, me encanta poner el ejemplo de las comidas de mi madre. Mi madre tienen tendencia a pensar que hay de comer el mismo día en el que tiene que hacer la comida. Su proceso es tomar la decisión de qué se come, bajar al mercado, comprar la comida, volver a casa y prepararla.

A mi no me gusta demasiado la comida congelada, así que mi proceso es un poco más eficiente. Decido que voy a comer toda la semana el sábado, bajo al mercado una sola vez y vuelvo a casa. Obviando el hecho de que la toma de decisiones resulta más eficaz de este modo, me ahorro 4 visitas al mercado a la semana, más o menos unas 6 horas. He reducido el numero de pasos necesarios para que yo pueda comer caliente y sano todos los días y así he aumentado mi productividad.

Como es de esperar, de esto se han dado cuenta muchos grandes hombres del mundo de la producción y supone una de las piedras angulares de mi admirado Método Toyota, pero es tan lógico que asusta. Sistemas tan renombrados como Kaizen o Lean se basan en reducir la complejidad de sus sistemas para aumentar la productividad

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Veamos un ejemplo clásico en la producción en cadena; tengo que realizar una tarea 10000 veces al día que consiste en coger un tornillo, coger una tuerca, colocar la tuerca y el tornillo en una pieza y apretarlo. Tardo 4 segundos en realizar la operación. En total, 40000 segundos de mi jornada laboral. Si la pieza viene con la tuerca integrada, me ahorro 2 pasos de un proceso de 4 pasos y tardo en realizar la tarea 2,4 segundos, con lo que en el mismo tiempo en el que antes podía apretar 10000 tornillos ahora puedo apretar 20000.

Aplicado a nuestra vida diaria, tenemos que encontrar esos pequeños procesos en los que perdemos tiempo por el mero hecho de que resultan complejos sin necesidad de serlo.

Si todos los días enciendo mi ordenador y abro los 5 programas que necesito para trabajar, empleando para ello 5 minutos, resulta más sencillo hacer que nuestro ordenador automatice la tarea cuando se enciende y ganaremos 5 minutos al día.

Un ejemplo que me gusta mucho es el de Albert Einstein. Cuenta la leyenda que Einstein tenía el armario lleno de prendas todas iguales para evitar tener que tomar la decisión de qué ponerse. En cierto modo, se trata de un modo de ahorrar tiempo evitando tomar decisiones innecesarias.

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Es difícil dar consejos genéricos en este sentido porque los puntos donde una tarea es ineficiente por resultar demasiado compleja sin necesidad son muy concretos y dependen mucho de las rutinas de cada uno, pero supongo que ya te has hecho una idea de por donde van los tiros. Analiza si en lo que haces todos los días hay cosas que podrías dejar de hacer sin más, o encontrar un sistema para hacerlas de forma más sencilla.

Cuanto más simple resulta una tarea su realización siempre es más eficaz. El conjunto de tareas rutinarias realizadas de forma eficaz constituyen la base de un sistema altamente productivo.

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¿No paras en todo el día y aún así no llegas a todo?

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